مقـدمـه :
استفاده از تکنولوژی نویــن و نیز بهبود روش هــای انجام کار در سیستم های اداری از جمله مهمترین علل اثربخشی تصمیمات مدیران در کسب موفقیت های سازمانی می باشد . در این راستا نرم افزار دبیرخانه با توجه به اهداف زیر طراحی گردیده است :
ایجاد نظم در گردش مکاتبات سازمانی .
ایجاد قابلیت پیگیری نامه های وارده و صادره .
دسترسی سریع و آسان به محل بایگانی مکاتبات .
تجزیه و تحلیل زمان پاسخگویی به مکاتبات .
_راه اندازی اتوماسیون اداری –ارسال مکاتبات از طریق رایانه –آموزش نحوه استفاده از رایانه.
_دریافت،ثبت و توزیع نامه ها،اسناد و مدارک
_صدور و ارسال نامه ها به مراجع ذیربط و اشخاص.
_تایپ و مقابله نامه ها و عنداللزوم تکثیر آنها و سایر اسناد .
_مراقبت در حسن جریان امور مکاتباتی .
_نگهداری سوابق با سیستم بایگانی صحیح و بایگانی راکد _امحاء اوراق با نظر کارشناسان ذیربط.
_اخذ یا مخابره مکاتبات با نمابر.
_اداره امور مربوط به تکثیر کلیه نامه ها ،اسناد و مدارک ، جزوات و نشریات و بخشنامه ها ، حفظ و نگهداری از دستگاههای چاپ و تکثیر .
_ارسال نامه ، دستورالعمل و ... به وزارتخانه ها ،ادارت و سازمانها و ضبط نامه در پروندهای متشکله .
_تعیین کلاسمان ، و انجام مکاتبات در داخل ستاد استانداری از طریق رایانه.
ساختار برنامه دبیرخانه :
برنامه دبیرخانه از دو بخش اصلی بانک های اطلاعاتی و فرم ها و برنامه های پردازش کننده تشکیل شده است که فهرست نام آنها به شرح زیر می باشد :
بانک اطلاعاتی دارای جداولی به نامهای info و kind است که ایجاد شده اند .
نام name type size required
شماره دفتر Lserial Text 15 NR
تاریخ ثبت Reg_D Integer - NR
نوع نامه Kind integer - NR
شماره نامه وارده
Import_N Text 15 NR
تاریخ نامه وارده Import_D integer - NR
عنوان نامه object Text 50 NR
موضوع نامه subject Text 100 NR
تعداد پیوست وارده P_n_Im Integer - NR
تعداد پیوست صادره P_n_Ex Integer - NR
شرح پیوست P_D Text 50 NR
شماره قبل Before_N Text 15 NR
شماره بعد After_N Text 15 NR
گیرنده رونوشت Receiver Text 30 NR
کد محل بایگانی Code Text 15 NR
نام اقدام کننده Info Text 30 NR
فهرست فرم های طراحی شده در برنامه دبیر خانه و نیز نوع عملکرد هر یک به شرح زیر می باشد :
عملکــــــــرد فـــــــرم No of form
صفحه اصلی و حاوی منوهــا Form1
فرم ثبت نامه های وارده و صادره Form2
فرم جستجو بر اساس شماره دفتر Form3
لیست نامه های ثبت شده Form4
نامه های وارده Form5
نامه های صادره Form6
عداد نامه های موجود در هر یک از کدهای بایگانی Form7
اطلاعان مربوط به نامه های وارده Form8
اطلاعات مربوط به نامه های صادره Form9
تعداد نامه های موجود بر اساس نام اقدام کننده Form10
برنامه دبیرخانه دارای هفت گزارش به شرح جدول زیر می باشد
Data Reports
عملکــــــــرد گزارش Report name No of report
گزارش نامه های کل ثبت شده Datareport1 R1
گزارش کلی نامه های Datareport2 R2
گزارش نامه های صادره Datareport3 R3
گزارش کــد محل بایگانـی نامـه هــا Datareport4 R4
گزارش نام اقدام کننده نامه ها Datareport5 R5
گزارش جزیی نامه های وارده Datareport6 R6
گزارش جزیی نامه های صادره Datareport7 R7
برنامه دیبرخانه از یک کانکشن اصلی به نامConnection1 تشکیل شده است و انواع Command به شرح زیر در آن تعریف گردیه است
این پروژه به همراه فایل راهنما ارسال می شود که در واقع پروژه را شرح می دهد.
این مجموعه در قالب یک سی دی ارسال می شود.
عضو شوید
عضویت سریع
آمار
وب سایت:
آمار مطالب
آمار بازدید
